档案信息化建设是档案事业适应社会信息化发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务能力的必要手段。随着“政府上网工程”和“全国档案信息化建设”的全面实施，档案信息化建设已成为各级党、政机关、企事业单位、社会团体电子政务建设的组成部分。组建单位内部局域网，建立档案信息网站，实现档案信息资源的网络化，使馆藏档案以数字化形式充分融入现代化网络世界，最终实现数字化档案馆是当今社会对档案事业发展的必然要求。

国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》提出：“到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。” “有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现计算机检索，重要档案全宗逐步实现文件级目录检索”，并在十四个省级档案馆“开展数字化工作试点，实现馆藏重要全宗纸质档案的照片、录像档案的数字化”。在这一精神指导下，各地区、各单位都在加快档案信息化建设的进程。如黄河档案馆经过三年多的努力，初步建成了“治黄档案计算机管理与服务网络系统”，系统集服务、宣传、交流和信息交互等窗口功能于一体，成为一个为黄河治理与开发提供档案信息服务的数字化平台。根据国家档案局的要求，结合各地区、各单位实际情况，借鉴黄河档案馆信息化建设的经验，笔者认为中小型档案馆信息化建设应本着“总体规划、统一标准、分步实施、分散建设”的原则，分阶段实施。具体内容如下：

一、组建单位内部局域网

内部局域网是整个档案网络化建设的基础，建立了单位内部局域网，馆室内部档案资源才能共享，才能实现单位内部无纸化办公及办公自动化，并最终实现档案管理的现代化。

单位内部局域网就是在单位内部通过传输媒体(如光缆、数据线、交换机等)和网络适配器(亦称为网卡)将分布于不同科室的计算机、终端及其附属设备连接起来,以实现各台计算机信息资源及其设备的共享。

由于中小型档案馆普遍存在经费紧的问题，对于局域网的建立及使用不可能一次投资，一步到位，组建局域网时就应结合单位实际，注重投资效益，充分考虑局域网的可扩充性及网络安全性。既要根据单位的楼层结构、馆藏存放情况、馆藏利用情况、单位利用计算机辅助档案管理现状及以后发展趋势，充分考虑局域网的可扩充性，又要结合当前政府电子政务建设情况，充分考虑内网（包括单位内部办公局域网、政府专线网）及外网（Internet网）的整体布局及网络安全系统的建立。局域网建立之后，应根据单位实际情况，选择合适的网络操作系统及与档案管理相衔接的办公自动化软件，用以实现网内信息资源的共享。

二、成立机构、分工负责、建立档案网站

当前科学技术的发展趋势注定了档案信息化建设是21世纪档案工作的重中之重，是一项长期的系统工程，需要一个稳定的部门或指定专业人员来组织实施及管理。其职能：一是负责本单位内部局域网建设的统一管理及维护；二是负责单位档案网站的维护及档案信息、数据库信息的更新；三是负责对外单位电子档案形成过程的业务指导；四是负责对本单位形成及外单位移交的电子档案进行管理及转储。中小型档案馆应针对人员少、计算机专业人才缺乏的实际，通过培训学习或引进人才等形式成立专门机构或指定专人负责档案信息化建设工作。

档案网站的建立是档案馆馆藏信息资源网络化的第一步，只有把档案网站建立在公共信息网络之上，以主页方式提供档案馆馆藏资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息等，集服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口、交流窗口五项功能于一体，才能最大限度地发挥计算机辅助档案管理及计算机网络的作用。

中小型档案馆应根据自己的实际情况，选择合适的软硬件环境。在硬件方面，各档案馆可以采取自购主机、主机托管、虚拟主机、空间租用等形式建立与国际互联网实时相连的网络环境。

在软件方面，一方面各档案馆可以通过学习培训等形式提高职工计算机水平，依靠本单位职工自己设计制作档案网站，这样做不但可以节约经费，又可以减少资料收集与网页制作发布之间环节，便于资料的保密与网站管理维护，还大幅降低了网站的维护费用。但由于受专业限制，这样做可能会降低网站的技术含量，使各种数据库的开发应用受到限制。另一方面各档案馆还可以委托专业机构进行网页的设计制作及维护，在网站上建立数据库，使各种数据的网上查询变得方便快捷，使网站更专业化，但这样做会加大单位的经费投入。

无论采取什么样的方式建立档案网站，都要符合档案建设的相关法律、技术、域名及数据库接口的规范，以便于今后的发展完善。

三、馆藏档案数字化、档案信息资源网络化

馆藏档案数字化就是指把馆藏档案通过档案专业管理软件或其他工具转换成能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字形式的档案。馆藏档案数字化的第一步就是首先把馆藏档案目录数字化，建立档案目录数据库，各档案馆都不同程度的使用了档案著录标引、档案立卷归档等软件，建立了各种专题或机构的目录数据库，可以利用计算机进行文件级查询，这都属于馆藏档案数字化的范畴。各档案馆在建立档案网站之后，以本单位建立的专题数据库为基础，通过数据转换等形式建立网上数据库，可以实现网上查询，并针对一些热点问题建立专题数据库，如建立现行公开文件目录数据库，让一般职工在网上就能查到所需文件目录，真正使档案网站变成向本单位职工、向社会提供各种服务的窗口。

中小型档案馆在信息化建设方面都有了一定经验之后，就可以通过租用专线等形式，实现区域内档案部门联网，如几个系统内档案馆、全省范围内的档案馆乃至全国范围内档案行业联网，真正实现广域内档案信息资源网络化。

馆藏档案数字化、档案信息资源网络化的目的是逐步实现馆藏档案的全文数字化，馆藏数字化档案的全文检索，实现跨区域档案馆的联网及馆内数字化档案的全文检索，并最终实现既联系又相对独立的虚拟数字化档案馆。

中小型档案馆信息化建设不是一蹴而就的，需要投入大量的人力、物力、财力，需要不断总结、积累经验，并结合本单位实际，遵循事物发展的规律，有计划分步骤地实施，所以又是一个漫长而复杂的过程。

稿件来源： 黄河网·黄河报