建立设计院综合管理信息系统已经酝酿了多年，至今仍然是观望的多，实施的少。我们要建立一个什么样的系统？要解决那些主要问题？应该选择一个什么样的软件？如何去实施才能成功？作者想对这些问题作一些初步的探讨，也想引起同行们的讨论。

一、综合管理系统模块

设计院综合管理系统主要包括如下模块：

1、            人力资源管理

2、            计划经营管理

3、            技术质量管理

4、            设备、资产管理

5、            设计过程控制管理

6、            出版管理

7、            档案管理

8、            办公自动化

这些模块相对独立又相互关联。一个模块发布的信息被其他模块利用，而其他模块产生的信息又返回到这个模块，对原有的信息进行修正后重新利用。最典型的例子是计划经营、技术质量管理与设计过程管理之间的关系。一个管理模块发布的信息被所有模块利用并作为所有模块工作的基础，这里典型的例子是人力资源管理。人员的变动，岗位的变化直接影响到管理信息系统各个模块中使用者权限的变化。因此在建立设计院综合管理信息系统时必须统一规划，最好是在一个平台上构建集成所有模块。这样带来的好处是，统一的信息化标准，便于信息共享、发布，信息系统维护工作量小。困难的是，前期信息标准化工作，以及平台的选取。

二、信息化标准的建立

一个好的管理系统是架构在信息标准化基础上，一个建立在多种混乱的信息标准基础上的管理系统，最后可能导致各个分散的系统无法整合，资源无法共享。功能失缺，系统维护困难。因此在上信息管理系统之前，建立统一的信息化标准工作是当务之急。

建设信息化集成系统，标准先行，没有标准化就没有信息化，这已是公认的准则。

对于信息资源管理的基础标准，主要有：数据元素标准(数据字典)、信息分类编码标准、用户视图标准。

 1 数据元素标准

　  数据元素（Data Elements）是最小的不可再分的信息单位，是一类数据的总称。数据元素命名标准、标识标准和一致性标准，可大幅度减少企业数据处理系统中所使用的数据元素的总数，并可以大大简化其结构。在某些软件编制中也称为数据字典。以上的标准可由设计单位提供并与开发商共同制定。

2  信息分类编码标准

信息分类编码（Information Classifying and Coding）是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法。

  在勘测设计单位主要的信息编码有：

  单位代码、机构代码、工程档案图形信息专业分类代码、设计阶段代码、人员代码、工程代码、图形代码、图形密级代码等。

3 用户视图标准

用户视图（User View）是一些数据元素的集合，它反映了最终用户对数据实体的看法。用户视图是数据在系统外部（而不是内部）的样子，是系统的输入或输出的媒介或手段，常用的用户视图有纸面的（单证、报表等）和电子的（屏幕格式、表单等）。在采用计算机网络化管理的环境中，应该大量减少纸面的用户视图，以电子的用户视图取代，为此，应该建立企业的用户视图标准，确定有哪些用户视图，它们的标识、命名规则和组成结构。

在勘测设计单位主要的用户视图标准主要有：行业CAD制图技术标准、设计质量控制表单、办公自动化表单、经营计划表单及其他管理表单。

三、设计过程控制管理

在这八个模块中“设计过程控制管理”是直接用于生产的核心模块，也是最难建立、实施的模块，其作用大致可分为两个部分：

1、            设计过程的文件管理

2、            设计过程的质量管理

设计过程的文件管理其关键的要素是保持：设计过程信息的完整性、唯一性、正确性、关联性、可追溯性。消灭设计过程中的信息孤岛，满足协同设计的要求。

面对设计人员，设计过程的文件管理可以比拟为一个动态的图档管理，与静态的图档管理不同在于，管理的范围以及态势。设计过程文件的管理范围应包括，设计接口文件，专业互提资料，校审单、会议纪要、质量评审文件、图纸、计算书等设计全过程的文件。而不仅仅是管理最终归档成果。管理的过程（工作流）是一个动态关联的过程，这就要求系统，无论何时何地都能够保证面向设计人员的文档在动态的过程中保持唯一性，正确性。

随着CAD技术的运用和发展，专业间的设计将越来越多采用相互引用协同设计的技术，保证文件之间的关联正确是协同设计的基础。因此系统对设计过程的文件管理必须要能够满足协同设计的要求。

国内设计过程的质量管理是具有中国特色的质量控制手段，外部资料验证单、资料提供单、校审单．．．．．．．，其中有些是由于目前未达到专业间协同设计水平而提供的一种质量控制的手段。

目前国内软件公司开发的设计过程控制管理系统，主要是基于其过程质量管理，生产计划的管理。并未涉及到设计过程中复杂的文件管理。

目前实现设计过程控制管理最主要的难题有两点：

1、            如何动态地管理好设计过程中的文件。

2、            如何保证在设计过程中电子签名的有效性。

根据我省设计院的设计状况，目前尚未达到三维协同设计的水平，因此我认为实现设计过程控制管理应该分两步走。

第一步，主要应该是信息数据的积累，解决在设计过程主要信息能完整准确地保留下来，如：采用由设计人员制作PLT打印出图文件同时将DWG文件用预归档的方式将文件保存在服务器，解决光栅、矢量混合编辑图的浏览、下载、传递问题。使图纸能自动归档，从而避免使最终成果流失。解决在质量控制中，各种表单的传递和管理问题，使质量控制体系能规范化真正发挥作用。统计设计项目所耗的工时，成本，解决项目设计进度、与计划管理的协调问题。使领导能够及时掌握设计进度、成本，合理调度人力资源，安排生产项目。第一步实现后，通过系统的一段时间运行积累，能够最终可获取企业设计人员能力，工程项目工作量的量化信息，为今后项目管理积累数据。

第二步，当设计工作已经达到协同设计水平，可以引入基于协同设计过程的管理系统，对协同设计过程中的文件进行动态管理。真正做到设计过程信息的完整性、唯一性、正确性、关联性、可追溯性。

在以上此基础再建立相应的项目管理系统。这里应该指出的是，目前国内有些软件公司推出的所谓项目管理系统，其实只是一个基于项目生产计划的管理系统。真正的项目管理是基于时间、资源的函数，是可以对设计项目的过程进行控制的系统。其关键在于对设计工作的量化以及对人力资源的量化。在项目管理方面国外有著名的项目管理软件如：Project、 P3软件。

三、我们目前应该建立一个怎样的管理系统

    建立设计院综合管理我认为应先从外围入手，从易到难，先建立基于管理的MIS系统，再建立设计过程控制，项目管理系统。那么我们目前应该建立一个什么样的MIS管理系统？

   1、 一个实用、适用的管理系统。

何谓实用？也就是它能切实解决我们当前管理和生产工作中存在的急切解决的问题，提高管理水平，提高生产效率，提高产品质量。而不是花架子。何谓适用，也就是它要适合于我们目前的设计水平，管理水平。不切实际片面追求国际先进的管理系统，可能花费了昂贵代价而不能取得实际的效益。一个实用而又适用的管理系统，也许在若干年后会遭淘汰，但是由这个系统积累起的数据将比这个系统本身更有价值。

2、一个能够适应变化的管理系统平台

许多管理系统最终招致失败，责任并非全归于软件开发商，开发过程中以及运行以后需求的多变，导致软件开发商无法支撑下或不能满足需求的变化，是问题的症结。在当前，国内的MIS系统开发仍然是延续老的一套，你说需求我来做，你说什么我全能做，需求改变请加钱，做不下去说拜拜，管你用好还是坏。还是一种基于服务型的而不是产品型的开发方式。用户参于度低，软件开放性差，无法应对需求的变化。这种开发方式只能适应一些变化不大的管理系统。只能适应一些比较规范化的企业。

我认为软件开发商应该为用户提供一个开放式的管理系统平台软件产品。这个平台应该能集成设计院所有管理系统MIS模块，这个系统应该是一个三层体系结构，包括客户端应用程序（应该能集成第三方应用程序，如Office AutoCAD Microstation　Project  等），应用软件服务器、以及符合ODBC标准的企业级数据库。这个软件应该包括一个成熟的平台＋定制工具、开发接口＋模板。软件的平台应该是能够满足在网络上多用户快速存储，获取信息的高速平台。用户级的定制工具应该可以使用户易于掌握，无需编程就能开发出用户所需的功能模块。系统可以是B/S也可以是B/S＋C/S结构，具有远程访问的功能。并且有过在该平台上成功运行的设计院综合管理系统的范例。软件的开发模式应该是用户与开发商联合开发的方式，这样在开发过程中，需求的变化可以快速响应，并且用户掌握了开发的方法，今后可不必依赖开发商，就能开发出所需的功能模块，以适应需求的变化，并由此而减少软件开发和维护的费用。

三 信息管理系统的实施

有一个好的系统平台，我们就可以对各个功能模块分步进行实施，需求成熟一块，实施一块，在实施过程中获得新的需求，又对功能模块进行适时修改，这样一个反复多次的修改过程将会使得系统功能日益完善。

一个规范化的企业，较易实施信息管理系统，也容易见到成效。一个不太规范的企业，在实施过程中会遇到更多的困难，在改变不规范作业时,观念的转变，工作方式的改变所遇到的阻力，有时甚至比建立一个系统更为困难。这时领导的决心和意志往往是系统成败的关键。只要领导有决心，有信息化人才作为技术支持，有资金支撑，就能建立了起设计院信息化管理系统，从而走上了科学化管理道路。