一、电子图预归档系统的提出

在水电设计行业电子图通常的归档方式是：工程设计结束后由项目负责人、专业负责人，负责收集电子图提交给档案人员刻录成光盘后归档，是一种事后归档的方式。由于工程周期长，电子图保管不善容易丢失，并且有些设计人员出于个人原因不愿意将电子图交出，因此常常造成电子图缺失归档困难。另外目前有些业主对设计院供图时提出了更高的要求，要求设计部门在提供纸质图的同时提供电子图。这样我们必须建立一套电子图预归档系统以解决电子图收集问题并满足业主的需求。

二、电子图预归档系统的建立

1 系统的拟定

为了实现电子图适时归档，我们通过在计算机出图过程中采集电子图的方式，研究制定了一套科学可行的制度，编制了相应的软件，建立了出图打印流程及电子图预归档流程。流程详

见下图：

 

我们在电子图预归档系统中设计了两个流程，第一个流程为出图打印流程，其目的是在出图打印的同时将电子图收集起来通过相同的文件名覆盖获取最新版本。第二个流程是通过识别由图号名命名的文件，从已收集到的电子图中抽取所需的电子图预归到工程/专业目录下。

2 出图打印流程

由于打印的图有的是中间图，有的是最终图，为了能完整、准确地收集电子图，我们对设计人员提交打印图时做了如下规定：

a、  最终出版的电子图必须在电算室打印。

b、  设计人员在提交的plt打印文件时应同时提交内容一致的dwg文件，

c、  电子图dwg文件及打印的plt文件命名方式采用图号名命名。

d、  一个文件只允许对应一张图。

e、  对于采用光栅矢量混合编辑的图，要求提供用图号名命名的文件夹，该文件夹中包括dwg 以及插入的tif(光栅图)。

在制定规定的同时，我们还编制了相应的软件，使设计人员能方便执行上述规定。电算室出图人员在出图计算机中建立机构、办公室电话号码、人员目录结构，出图人员执行程序输入电话号码挑选设计人员名，程序自动将文件拷贝到设计人员目录中。

在AutoCAD下二次开发的相应软件功能有：

a、  自动提取电子图中标题栏图名、图号、图幅信息功能。

b、  自动将一个文件中多张电子图拆分为单张电子图功能。

c、  自动抽取光栅矢量混合编辑的图中光栅图与dwg图功能。

d、  自动生成图纸目录功能

e、  将电子图自动拷贝到相应的人员目录下，并对拷贝电子图的过程自动记录。

执行拷贝程序对话框

出图计算机中建立的设计人员目录

 

3 电子图预归档流程

在建立电子图预归档系统的同时也必须建立了纸质图预归档。以往纸质图的归档要在项目结束后再正式交付档案部门归档。采取预归档方式，当底图交付印晒后，底图直接由出版室交付给档案室预归档。因此避免了最后归档的底图与当时印晒的兰图不一致，同时也为电子图预归档提供了依据。

档案人员在预归档计算机上开辟工程目录（目录名采用工程代码）和下一级的专业目录（目录名采用工程代码＋专业代码）。档案人员将已预归档的纸质图上的图号记录在文本文件中，使用我们在AutoCAD上开发的软件，按图号名抽取电算室出图计算机中设计人员目录里合符条件的电子图，分发到预归档计算机的工程目录中。档案人员打开预归档图，核对纸质图与电子图内容是否一致，如不一致要求设计人员修改后再重新提供。

在AutoCAD下二次开发的相应软件功能有：

a、  自动提取设计人员目录中合服条件的电子图拷贝分发到相应的工程目录进行预归档中。

b、 对发送图的过程进行自动记录，记录设计人员的姓名、发送时间。

预归档计算机中建立的工程目录

 

三、系统建立后实施的效果及存在的问题

我院电子图预归档系统从今年四月正式运行，半年内已预归档电子图三千余份。满足了业主的要求，方便了设计人员查阅，并且相当于为设计人员的电子图做了备份，一旦硬盘损坏或遭到病毒攻击，可以找回部分设计成果，将损失降低到最小。编制软件对电子图进行收集、预归档，则大大减轻了设计人员、出图人员和归档人员的劳动强度，提高了效率，减少了差错。

我们在实施这套系统中感觉到还存在如下问题：

1、在实施过程中，我们采用图号作为文件的标识，由于我院在制定图号的编码规则时不规范，时有变动，缺乏唯一性，给程序的编制带来困难，并且无法通过图号编码规则将图纸分发到卷目录下，而只能将文件分发到工程、专业目录下。因此工程图纸文件编码（图号）是否标准、规范，对系统的成败至关重要。

2、有关规定能否贯彻执行也关系到系统的运行好坏。如规定最终成果必须在电算室打印，但有的科室拥有绘图仪因此往往难于执行。

3、档案人员核对电子图与纸质图是否一致，如不一致，要设计员更改后再重新提供，这一规定有时难于做到。主要是档案人员大多缺乏专业知识，核对图的工作量很大。而设计人员为一点小的差错又不愿配合更改。这里还涉及到对电子图的认识问题，也就是目前电子图能否作为档案保存？我认为在目前技术条件下，电子图还不能作为档案，主要是没有电子签名，可以更改，缺乏法律根据。而在某种意义上将蓝图扫描为光栅图保存，更近似于档案。电子图在目前的意义主要是可以重复利用，提高设计的效率。因此核对电子图与纸质图是否一致的工作对于非套用的图纸，不必做的过细。这样可以减轻档案人员的工作压力。